Organizacja wydarzeń na WFPiK

Podstawowe informacje na temat organizacji wydarzeń na WFPiK

1. Kalendarz wydarzeń

Wszystkie wydarzenia naukowe i kulturalne organizowane na WFPiK powinny znaleźć się w kalendarzu wydarzeń. Zgłoszenia do kalendarza należy dokonać z przynajmniej miesięcznym wyprzedzeniem - formularz dostępny na stronie internetowej WFPiK: https://wfpik.amu.edu.pl/strona-glowna/kalendarz-wydarzen

Dzięki zgłoszeniu do kalendarza informacja nt. wydarzenia staje się dostępna na stronach internetowych dla całej społeczności wydziałowej, zapewnia to koordynację inicjatyw wydziałowych i zapobiega nakładaniu się terminów ważnych wydarzeń.  
Wydarzenie należy zgłosić również w sekretariacie - pomoże to organizować pracę jednostki.

Uwaga! Jeśli wydarzenie zostaje odwołane, to również należy przekazać tę informację do kalendarza oraz w swoim sekretariacie!
Przypominamy ponadto, że wszystkie konferencje naukowe planowane na dany rok muszą być do końca marca zgłoszone do Biura Wsparcia Nauki – zgłoszenia zbierają sekretariaty.

2. Sprawy finansowe

Szczegółowy opis procedur finansowych znajduje się w Intranecie wydziałowym oraz w zakładkach poszczególnych jednostek administracji centralnej. Informacji udzielają również sekretariaty jednostek.

Przypominamy podstawowe informacje:

Pozyskiwanie dofinansowań odbywa się na zasadach ustalonych przez kierowników jednostek, a dofinansowanie ze środków dziekańskich - poprzez wniosek składany za pomocą formularza: Wniosek o dofinansowanie ze środków dziekańskich.

Planując zakup lub usługę o wartości pow. 8 tys. zł. netto konieczne jest przygotowanie wniosku o udzielenie zamówienia publicznego, który złożyć za pomocą Portalu Pracownika: Portal Pracownika - dodatkowe informacje (sharepoint.com).
Należy pamiętać, że umowy o dzieło/zlecenia przygotowuje się przynajmniej tydzień przez rozpoczęciem zadania, którego dotyczą. Umowy o dzieło wiążą się z koniecznością terminowego przesłania druku RUD poprzez system EZD.

Kosztorys/Opłaty konferencyjne/ Zakładanie subkonta
Wysokość opłat ustalana dla konferencji organizowanych na Wydziale powinna uwzględniać m. in. koszty wyżywienia uczestników, noclegów i podróży gości konferencji, koszty zakupu materiałów promocyjnych, koszt streamingu i transmisji na żywo itp.
Wniosek o założenie subkonta składają Państwo przez sekretariat jednostki łącznie ze zgłoszeniem konferencji, musi on zawierać kosztorys konferencji uwzględniający wszystkie źródła jej finansowania.

Rozliczanie wydarzenia
Rozliczenia środków należy dokonać niezwłocznie po ich wydatkowaniu (oddać oryginały faktur, podanie o zwrot kosztów etc.).
Jeśli wydatkowanie funduszy wiąże się z pobraniem faktury, to powinna być ona wystawiona na Uniwersytet im. Adama Mickiewicza (nie na Wydział lub osobę prywatną!) i przekazana do sekretariatu jednostki wraz z opisem.

Dane do FV:
Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, ul. Wieniawskiego 1, 61-712 Poznań, NIP 7770006350 (z dopiskiem PL dla faktur zagranicznych)

Przyjmowane są tylko oryginały faktur/ faktury elektroniczne.

Do dokumentów rozliczających przyznane środki należy dołączyć kopię decyzji o dofinansowaniu/powołać się na numer dofinasowania oraz podać numer zamówienia publicznego, jeśli było przygotowywane.

3. Korzystanie z Laboratorium im. S. Lema/ streaming/ transmisja na żywo

Organizatorzy wydarzeń, w przypadku których istnieje potrzeba wsparcia multimedialnego, oraz osoby pragnące skorzystać ze sprzętu w Laboratorium im. S. Lema wypełniają dodatkowo formularz: Wydarzenia obsługiwane przez Laboratorium im. Stanisława Lema - formularz zgłoszeniowy.

Pozwoli on pracownikom Laboratorium zaplanować pracę - nie ma możliwości wsparcia jeśli wydarzenia nakładają się na siebie!

4. Rezerwacja sal

Sale należy rezerwować przede wszystkim w sekretariatach jednostek. 
Salon Mickiewicza i Klub Profesorski rezerwuje p. Karolina Nowakowska. Zgodę na wynajęcie Salonu wydaje Dziekan WFPiK po złożeniu wniosku (wcześniej należy skonsultować z informatykiem wydziałowym wymagania techniczne planowanego wydarzenia).

5. Gadżety wydziałowe

Informację o zapotrzebowaniu na gadżety przekazują Państwo poprzez wniosek o wydanie gadżetów promocyjnych. Zakup gadżetów powinien być finansowany z opłat konferencyjnych. W przypadku wydarzeń bez opłat gadżety są wydawane pod warunkiem, że Dziekan wyrazi zgodę na ich sfinansowanie.

6. Publikacje pokonferencyjne

Na wydanie publikacji pow. 4 tys. netto musi zostać przygotowany wniosek o udzielenie zamówienia publicznego. W przypadkach, gdy koszt wydania publikacji przekracza 10 tys. zł, musi powstać umowa. Wszystkie umowy z firmami zewnętrznymi przygotowuje Biuro Zamówień Publicznych w oparciu o Państwa wniosek o udzielenie zamówienia publicznego. Wydział Filologii Polskiej i Klasycznej nie przygotowuje umów.