Zasady rezerwacji sal na Wydziale Filologii Polskiej i Klasycznej UAM – dla osób spoza uczelni

  1. Sale należy rezerwować z przynajmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem. Przed planowanym wydarzeniem proszę sprawdzić dostępność sali u osób zajmujących się rezerwacjami w poszczególnych jednostkach wydziałowych (lista kontaktowa poniżej).
  2. Najem krótkotrwały na rzecz podmiotów zewnętrznych, spoza UAM, następuje na pisemny wniosek najemcy, kierowany do Kanclerza lub jego zastępcy za pośrednictwem Kierowniczki Administracji Obiektu, po uzyskaniu opinii Dziekana WFPiK. Zaopiniowany wniosek jest przekazywany Kanclerzowi UAM, który podejmuje decyzję i określa zasady odpłatności. Przy podejmowaniu decyzji brana jest pod uwagę opinia specjalisty ds. bezpieczeństwa.
  3. We wniosku należy ująć:
    • nazwę i krótki opis planowanego wydarzenia,
    • datę i godziny trwania wydarzenia,
    • przewidywaną liczbę uczestników,
    • informację do kogo jest ono kierowane,
    • dane kontaktowe organizatorów (z adresem e-mail i numerem telefonu),
    • informację o dodatkowych potrzebach organizatorów w zakresie dostępu do szatni, udostępnienia powierzchni cateringowej, wsparcia technicznego etc.
  4. Po uzyskaniu decyzji pozytywnej organizator zobowiązany jest ustalić szczegóły korzystania z wynajętej przestrzeni z Kierowniczką Administracji Obiektu i potwierdzić rezerwację w jednostce, do której przynależy sala.
  5. W przypadku odwołania wydarzenia, prosimy o niezwłoczne poinformowanie o rezygnacji z rezerwacji.

Informacje dla organizatorów wydarzeń w Collegium Maius

  1. W trakcie trwania wydarzenia wszystkie wyjścia ewakuacyjne z sali muszą pozostać otwarte i drożne, nie mogą być zastawione żadnymi przedmiotami.
  2. W przypadku zmiany miejsca mebli i przedmiotów znajdujących się w sali, przed jej opuszczeniem należy pamiętać o przywróceniu stanu początkowego.
  3. Organizatorzy powinni dysponować listą uczestników, dzięki której mogą weryfikować osoby wchodzące. Jest to wymóg obowiązkowy w przypadku wydarzeń z uczestnictwem osób z zewnątrz.
  4. Po zakończeniu wydarzenia organizatorzy są odpowiedzialni za dopilnowanie, aby wszyscy uczestnicy opuścili budynek.
  5. Uczestnicy wydarzeń odbywających się poza godzinami wykładowymi (7.00 – 20.15 w dni powszednie), nie powinni poruszać się poza zarezerwowanymi pomieszczeniami, holem, strefą automatów i najbliższymi toaletami.
  6. W przypadku, gdy wydarzenie wymaga rozstawienia sprzętów multimedialnych i/lub elektrycznych, kable od urządzeń powinny być zabezpieczone i przymocowane do podłogi, aby nie stanowiły zagrożenia. Sprzęt nie może stać w przejściach i drogach ewakuacyjnych.
  7. W obiekcie nie wolno używać otwartego ognia (świeczek, podgrzewaczy).
  8. Nie można przekraczać dozwolonej liczby osób w sali. Informacje o pojemności sali można uzyskać u Kierowniczki Administracji Obiektu lub w sekretariatach poszczególnych jednostek wydziałowych.
  9. Udostępnienie powierzchni pod catering zewnętrzny (firmę cateringową) lub własny oraz inne potrzeby organizacyjne związane z użytkowaniem budynku należy z wyprzedzeniem uzgodnić z Kierowniczką Administracji Obiektu. Collegium Maius jest obiektem o charakterze dydaktycznym i nie jest przystosowane do organizowania wydarzeń obejmujących catering w holach budynku.
  10. Wykorzystanie sprzętu multimedialnego w salach i/lub potrzebę wsparcia technicznego należy skonsultować ze wskazanym informatykiem najpóźniej 10 dni przed planowanym terminem wydarzenia.
  11. W przypadku odwołania wydarzenia, prosimy o niezwłoczne poinformowanie o rezygnacji z rezerwacji.
  12. Organizowane wydarzenia nie mogą zakłócać procesu dydaktycznego.
  13. W kosztorysie wydarzenia należy uwzględnić koszty obsługi przez pracowników Collegium Maius i informatyków WFPiK.
  14. Wydział nie zapewnia miejsc parkingowych w dni powszednie dla podmiotów wynajmujących pomieszczenia w Collegium Maius.

Rezerwacje sal – lista kontaktowa

Informacje dla organizatorów wystaw w holach Collegium Maius

  1. Obiekt Collegium Maius jest obiektem publicznym, do którego dostęp nie jest ograniczony. Obiekt nie ma specjalistycznej ochrony. UAM nie odpowiada materialnie za pozostawione przez organizatora eksponaty.
  2. Aranżacja wystawy wymaga uzgodnienia z Kierowniczką Administracji Obiektu, szczególnie pod kątem zachowania wymogów bezpieczeństwa i poszanowania zabytkowego charakteru budynku.
  3. W Collegium Maius odbywają się regularnie wydarzenia wymagające zmiany ustawienia wyposażenia i eksponatów w holu, administracja obiektu zastrzega sobie prawo do czasowego przestawienia elementów ekspozycji w obrębie danego holu.
  4. Ekspozycja nie może ingerować w stałe elementy wyposażenia budynku, nie wolno eksponatów wieszać na ścianach, słupach, przyklejać do podłogi, bez zgody przestawiać elementów wyposażenia obu holi. Wszelkie ingerencje w elementy wyposażenia wymagają uzgodnienia z Kierowniczką Administracji Obiektu.
  5. Oświetlenie holu nie będzie zwiększane o dodatkowe źródła światła.
  6. Montaż i demontaż wystawy może odbyć się tylko w dni robocze, w godz. 7.00–15.00.